Không còn những tập tài liệu dày, không cần lên danh sách đại biểu dự họp để in ấn, phô tô tài liệu, không còn nhầm lẫn do chuyển nhầm hay phô tô nhầm tài liệu,… bởi từ khi triển khai cuộc họp không giấy tờ, việc chuẩn bị cho kỳ họp HĐND huyện thường kỳ trở nên thuận tiện và nhanh gọn hơn bao giờ hết.

Kỳ họp thứ 11 HĐND huyện - kỳ họp không giấy tờ

          “Phòng họp không giấy” là phần mềm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp theo phương thức truyền thống trên môi trường mạng, nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước ở các cấp, các ngành. Toàn bộ quy trình của “phòng họp không giấy” được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử; trước mỗi cuộc họp, nội dung chương trình và tài liệu được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự họp nghiên cứu trước.

          Trước đây, để tổ chức một kỳ họp thường kỳ của HĐND huyện, Văn phòng HĐND và UBND huyện phải huy động toàn bộ lực lượng để thực hiện rất nhiều công đoạn, tốn nhiều thời gian như tổng hợp tài liệu, lên danh sách đại biểu để in ấn, phô tô, phân loại tài liệu, chuyển tài liệu cho các đại biểu dự họp. Tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về rất bất tiện cho đại biểu dự họp. Việc in ấn tài liệu dự phòng nếu không tính toán đúng số lượng đại biểu sẽ dẫn đến lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng khi phát sinh đại biểu sẽ thực hiện lại việc phô tô rất mất thời gian, chưa kể việc nhầm lẫn tài liệu, tài liệu chuẩn bị chưa đầy đủ, tài liệu chuyển muộn đến đại biểu dự họp.

Việc tích hợp tài liệu trên phần mềm giúp đại biểu theo dõi, nghiên cứu tài liệu thuận tiện nhất

          Khác với các kỳ họp trước đó, tại kỳ họp thứ 11 HĐND huyện, trên bàn của các đại biểu không còn từng chồng tài liệu, không còn tiếng loạt soạt mở tài liệu trong cuộc họp. Bởi từ khi HĐND huyện triển khai kỳ họp không giấy, các đại biểu chỉ cần sử dụng máy tính cá nhân để truy cập tài liệu phục vụ kỳ họp. Trên ứng dụng của phần mềm cuộc họp không giấy đã có đầy đủ tài liệu cho các đại biểu dự họp.

          Việc đổi mới, ứng dụng công nghệ thông tin vào kỳ họp, đặc biệt là việc triển khai các kỳ họp không giấy tờ đã góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của HĐND huyện theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại.

Tài liệu được tích hợp trên phần mềm, giúp đại biểu và cử tri thuận tiện theo dõi

          Là một trong những đơn vị tiêu biểu trong bảng xếp hạng CCHC khối các huyện, thị xã, thành phố, gần 2 năm trở lại đây, UBND huyện đã ứng dụng thực hiện cuộc họp không giấy tờ vào các cuộc họp, hội nghị của UBND huyện với trên 600 cuộc họp, hội nghị không giấy tờ đã được tổ chức thực hiện.   

          Với chức năng là đơn vị đầu mối tổ chức các cuộc họp phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện, HĐND huyện; lãnh đạo UBND huyện, HĐND huyện; xuất phát từ thực tế, Văn phòng HĐND và UBND huyện đã tham mưu cho UBND huyện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các cuộc họp của UBND huyện, HĐND huyện để thực hiện cuộc họp không giấy tờ. Cùng với việc triển khai cuộc họp không giấy tờ, UBND huyện cũng đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành TDOffice từ cấp huyện đến cấp xã và liên thông đến tỉnh và các sở, ban, ngành trong tỉnh, có ứng dụng chữ ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ. Việc triển khai, phát hành, thực hiện trao đổi văn bản giữa các cơ quan hành chính Nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử, tỷ lệ văn bản điện tử trao đổi trên môi trường mạng luôn đạt trên 95%.

Gần 2 năm trở lại đây, UBND huyện đã ứng dụng cuộc họp không giấy tờ với trên 600 cuộc họp được tổ chức

          Qua đánh giá, đa số các đại biểu dự họp đều hài lòng với cách họp “không giấy tờ”. Từ khi “Phòng họp không giấy tờ” được triển khai, đã giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả từng cuộc họp, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp, giảm chi phí, thời gian chuẩn bị cho việc họp hành, nhất là giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác.

          Trước sự phát triển công nghệ thông tin, việc chuyển đổi từ phòng họp truyền thống sang phòng họp không giấy là một trong những dấu ấn đột phá. Mô hình này cần được nhân rộng trên lộ trình xây dựng nền hành chính dân chủ, hiện đại, chuyên nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để tạo động lực cho phát triển kinh tế - xã hội của huyện./.